สำหรับงาน Exhibition การนำสินค้าเข้าสู่พื้นที่จัดแสดงอาจดูเหมือนเป็นเพียงหนึ่งในขั้นตอนของการเตรียมงาน แต่ในความเป็นจริง เบื้องหลังสินค้าทุกชิ้นที่เดินทางไปถึงบูธตามกำหนด ล้วนผ่านกระบวนการวางแผนและประสานงานหลายขั้นตอน ตั้งแต่การขนส่งระหว่างประเทศ การผ่านพิธีการศุลกากร การจัดเก็บสินค้า ไปจนถึงการขนถ่ายและส่งมอบเข้าสู่พื้นที่จัดแสดง
โดยเฉพาะงานด้านสถาปัตยกรรมและวัสดุก่อสร้าง ซึ่งมีทั้งสินค้าขนาดใหญ่ เครื่องจักร และผลิตภัณฑ์จากหลากหลายประเทศ ความท้าทายจึงไม่ได้อยู่เพียงแค่การทำให้สินค้า “มาถึง” แต่คือการทำให้สินค้ามาถึง ถูกที่ ถูกเวลา และอยู่ในสภาพพร้อมสำหรับการจัดแสดง
ในฐานะ Official Freight Forwarder ของงานสถาปนิก บริษัท ซัน เอ็กซ์โป เซอร์วิส จำกัด หรือ Sun Expo จึงเข้ามามีบทบาทตั้งแต่ต้นทางจนถึงหน้างาน เพื่อให้กระบวนการขนส่งสำหรับ Exhibitor เป็นไปอย่างราบรื่นที่สุด โดย คุณดิน-ธรณี เชี่ยวชาญ Managing Director บริษัท ซัน เอ็กซ์โป เซอร์วิส จำกัด ได้ถ่ายทอดประสบการณ์และมุมมองต่อการทำงานด้าน Exhibition Freight & Logistics ที่สั่งสมมายาวนาน
จากประสบการณ์กว่า 40 ปี สู่ความเชี่ยวชาญด้าน Exhibition Logistics
จุดเริ่มต้นของ Sun Expo มาจากธุรกิจครอบครัว โดยคุณพ่อเริ่มทำงานด้าน Exhibition Freight Forwarderตั้งแต่ปี 1983 ในบริษัทแห่งหนึ่งร่วมกับทีมงานชุดเดิม ก่อนที่ในปี 2007 คุณพ่อและทีมงานจะแยกออกมาตั้งบริษัทของตัวเองในชื่อ Sun Expo และร่วมกันพัฒนาธุรกิจด้าน Exhibition Logistics ต่อเนื่องมาจนถึงปัจจุบัน
นอกจาก Exhibition Logistics ซึ่งเป็นธุรกิจหลักแล้ว ประสบการณ์จากการทำงานกับ Exhibitor ยังต่อยอดไปสู่บริการขนย้ายสินค้าให้กับสำนักงาน โรงงาน และคลังสินค้าของลูกค้า ทำให้ปัจจุบัน Sun Expo มีความเชี่ยวชาญหลักทั้งด้าน Exhibition Logistics และการขนย้ายสำหรับภาคอุตสาหกรรม
แต่สิ่งที่ทำให้ Exhibition Freight Forwarder แตกต่างจาก Freight Forwarder ทั่วไป ไม่ได้มีเพียงเรื่องของการขนส่ง หากแต่เป็นความสามารถในการรับมือกับความหลากหลายของประเทศ สินค้า และข้อกำหนดในการนำเข้า เพราะงาน Exhibition มีผู้แสดงสินค้าจากทั่วโลก ขณะที่สินค้าที่นำเข้ามาจัดแสดงก็มีตั้งแต่อาหาร ยา เครื่องดื่ม เครื่องจักร รถยนต์ ไปจนถึงสินค้าที่ต้องใช้ใบอนุญาตเฉพาะทาง
“Exhibition Freight Forwarder ต้องสามารถนำเข้าและส่งออกสินค้าไปได้ทุกประเทศที่มีผู้แสดงสินค้าเข้าร่วมงาน รวมถึงต้องสามารถให้คำแนะนำเรื่องการนำเข้าสินค้าและเอกสารที่เกี่ยวข้องได้”
ความเชี่ยวชาญจึงไม่ได้หยุดอยู่ที่การจองเรือหรือเครื่องบิน แต่ครอบคลุมไปถึงการประสานงานกับหน่วยงานภาครัฐ การเตรียมเอกสาร และการวางแผนพิธีการศุลกากรให้สอดคล้องกับ Timeline ของงานด้วย
เมื่อ “เวลา” คือหัวใจของ Exhibition Logistics
ความแตกต่างที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือ Timeline สำหรับการขนส่งทั่วไป หากสินค้าล่าช้าไปหนึ่งหรือสองวัน อาจยังสามารถบริหารจัดการต่อได้ แต่สำหรับ Exhibition ความล่าช้าเพียงไม่กี่วันอาจหมายถึงการที่สินค้าไม่สามารถเข้าสู่พื้นที่จัดแสดงได้ทันงาน
นั่นทำให้การวางแผนตั้งแต่ต้นทางมีความสำคัญอย่างมาก ตั้งแต่การเลือกเส้นทางขนส่ง การเตรียมเอกสาร การประสานงานกับ Agent ในต่างประเทศ ไปจนถึงการตรวจสอบข้อกำหนดของสินค้าแต่ละประเภท
อีกหนึ่งบริการสำคัญสำหรับงาน Exhibition คือ Temporary Import ซึ่งเปิดโอกาสให้ Exhibitor นำสินค้าเข้ามาจัดแสดงในประเทศไทยโดยไม่ต้องเสียภาษีในลักษณะการนำเข้าปกติ ก่อนที่จะส่งสินค้ากลับประเทศต้นทางหลังจบงาน โดย Sun Expo สามารถให้คำแนะนำและดำเนินการในรูปแบบต่าง ๆ ตามความเหมาะสมของสินค้าและสถานการณ์ เช่น การใช้ ATA Carnet, Bank Guarantee หรือ Cash Guarantee รวมถึงการจัดการกรณีที่สินค้าบางส่วนไม่จำเป็นต้องส่งกลับ เช่น การทำลายหรือการบริจาคผ่านหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
Cost, Timeline, Handling และ Delivery ต้องเดินไปพร้อมกัน
การบริหาร Freight สำหรับ Exhibition ไม่สามารถมองแยกเป็นเพียง “ค่าขนส่ง” ได้ แต่ต้องบริหารทั้ง Cost, Timeline, Handling และ Delivery ให้สมดุลและสอดประสานกันในทุกขั้นตอน
ในด้าน Cost หัวใจสำคัญคือการแชร์ต้นทุนร่วมกัน ทั้งในส่วนของการขนส่งระหว่างประเทศ การดำเนินพิธีการ และการปฏิบัติงาน Onsite หากสามารถรวมสินค้าของหลาย Exhibitor เข้าด้วยกัน หรือแชร์ทรัพยากรบางอย่าง เช่น รถ เครน หรืออุปกรณ์ยกสินค้าได้ ต้นทุนต่อรายก็จะลดลงตามไปด้วย
เช่นเดียวกับการเลือกวิธีขนส่ง หากมีเวลาเพียงพอ การขนส่งทางเรือจะเป็นทางเลือกที่มีต้นทุนต่ำกว่าการขนส่งทางอากาศอย่างมาก แต่ข้อแลกเปลี่ยนคือจำเป็นต้องวางแผนล่วงหน้า ดังนั้น ยิ่งลูกค้าตัดสินใจเร็วเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสเลือกวิธีขนส่งที่เหมาะสมและประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากขึ้น
ในด้าน Handling สิ่งสำคัญคือการลดความเสี่ยงตั้งแต่การนำสินค้าเข้าประเทศ ไปจนถึงการขนถ่ายเข้าสู่พื้นที่จัดแสดง โดย Sun Expo ให้ความสำคัญกับการเลือกอุปกรณ์ให้เหมาะกับน้ำหนักและลักษณะของสินค้า ไม่ว่าจะเป็น Crane หรือ Forklift รวมถึงการใช้ทีมงานที่มีประสบการณ์กับสินค้าประเภทต่าง ๆ
ตั้งแต่ทีวี จอแสดงผล โมเดล ไปจนถึงเครื่องจักรขนาดใหญ่ ล้วนต้องใช้วิธีการจัดการที่แตกต่างกัน ขณะเดียวกันยังต้องมีอุปกรณ์สำหรับป้องกันและแพ็กสินค้า รวมถึงการจัดวางและล็อกสินค้าให้มั่นคงตลอดการขนส่ง
อีกประเด็นที่มักถูกมองข้ามคือ Insurance Coverage เพราะประกันขนส่งทั่วไปอาจครอบคลุมเฉพาะช่วงที่สินค้าอยู่บนรถ แต่สำหรับ Exhibition ความเสี่ยงไม่ได้สิ้นสุดเมื่อรถเดินทางถึงปลายทาง สินค้ายังต้องผ่านช่วงพักในคลังสินค้า การขนย้ายเข้าสถานที่จัดงาน และการนำเข้าสู่พื้นที่จัดแสดง
ด้วยเหตุนี้ Sun Expo จึงเลือกใช้ประกันที่ออกแบบให้ครอบคลุมกระบวนการทำงานของ Exhibition Logistics ตั้งแต่ช่วงพักสินค้าในโกดัง ไปจนถึงการนำเข้าสู่พื้นที่จัดแสดง
“โกดัง” ที่ต้องพร้อม ก่อนที่งานจะเริ่ม
อีกหนึ่งองค์ประกอบที่มีความสำคัญอย่างมาก แต่ผู้แสดงสินค้าอาจไม่ได้เห็นในหน้างาน คือ Warehouse Management สินค้าอาจถูกส่งเข้ามาถึงประเทศไทยล่วงหน้าหลายสัปดาห์หรือหลายเดือน ก่อนถึงกำหนด Move-in ของงาน ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีพื้นที่สำหรับพักสินค้าอย่างปลอดภัยก่อนนำเข้าสู่พื้นที่จัดแสดง
สำหรับงาน Exhibition พื้นที่โกดังจึงต้องถูกวางแผนล่วงหน้าและบริหารให้เพียงพอกับปริมาณสินค้าที่จะเข้ามา โดยเฉพาะงานขนาดใหญ่ที่มี Exhibitor จำนวนมาก การบริหารพื้นที่ดังกล่าวจึงต้องสัมพันธ์กับแผนการขนส่ง เพื่อให้สามารถกำหนดช่วงเวลาที่สินค้าจะเดินทางมาถึงและเตรียมพื้นที่รองรับได้อย่างเหมาะสม
ส่งสินค้าให้ถึงงาน ต้องพร้อมทั้งพื้นที่และเส้นทาง
สำหรับงานสถาปนิก Official Freight Forwarder ต้องทำงานร่วมกับหลายฝ่าย ทั้ง Exhibitor ผู้รับเหมาบูธ ทีมโครงสร้าง ทีมไฟฟ้า ทีม Mark Floor และผู้ให้บริการที่เกี่ยวข้องกับการติดตั้ง
ดังนั้น การทำให้สินค้า “ถึงงาน” จึงไม่ใช่เพียงการนำรถมาส่งที่หน้างาน แต่ต้องพิจารณาด้วยว่า พื้นที่พร้อมหรือไม่ Booth พร้อมหรือยัง และเส้นทางสำหรับนำสินค้าเข้าไปถึงตำแหน่งจัดแสดงสามารถใช้งานได้หรือไม่
หาก Booth ถูกติดตั้งเสร็จแล้ว แต่สินค้าขนาดใหญ่ยังไม่ได้ถูกนำเข้า หรือเส้นทางเข้า Booth มีข้อจำกัด สินค้าอาจไม่สามารถเข้าสู่พื้นที่ได้ตามแผน แม้ว่าจะเดินทางมาถึงสถานที่จัดงานแล้วก็ตาม
ความท้าทายที่แท้จริง คือ “การเตรียมการ”
จากประสบการณ์ที่ผ่านมา ความท้าทายหลักของ Exhibition Freight & Logistics สามารถมองได้เป็นสองส่วน คือ การเตรียมการ และความกะทันหันที่เกิดขึ้นจากการเตรียมการไม่ทัน
เพราะในความเป็นจริง ลูกค้าจำนวนไม่น้อยยังไม่สามารถตัดสินใจได้ตั้งแต่เนิ่น ๆ ว่าจะเข้าร่วมงานหรือไม่ จะออกแบบ Booth อย่างไร หรือจะนำสินค้าใดมาจัดแสดง ส่งผลให้เมื่อเวลาผ่านไป ตัวเลือกด้านการขนส่งและการจัดการต่าง ๆ ลดลงเรื่อย ๆ
สำหรับ Exhibitor การตัดสินใจเรื่อง Booth และสินค้าให้เร็วจึงมีผลโดยตรงต่อ Logistics เพราะรูปแบบ Booth จะเป็นตัวกำหนดว่าสินค้าอะไรต้องถูกนำเข้า และสินค้านั้นสามารถนำเข้ามาได้หรือไม่ รวมถึงต้องใช้วิธีการขนส่งแบบใด
ด้วยเหตุนี้ การสรุปเรื่อง Booth Design และรายการสินค้าจึงควรเกิดขึ้นล่วงหน้าประมาณ 3 เดือน เพื่อให้มีเวลาสำหรับตรวจสอบสินค้า วางแผนการนำเข้า และเลือกวิธีขนส่งที่เหมาะสม
แต่แม้จะวางแผนอย่างรอบคอบ ความผิดพลาดก็ยังสามารถเกิดขึ้นได้ โดยเฉพาะในช่วง Onsite ซึ่งมีหลายฝ่ายต้องทำงานพร้อมกัน Sun Expo จึงเตรียมทั้ง Spare Team และเครือข่าย Supplier สำหรับรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน เช่น กรณีต้องใช้ Crane หรืออุปกรณ์ยกสินค้ากะทันหัน การมี Supplier หลายรายอยู่ในพื้นที่ช่วยเพิ่มทางเลือกในการแก้ไขสถานการณ์และลดโอกาสที่ปัญหาจะกระทบต่อการจัดแสดงของลูกค้า
วางแผนเร็ว ไม่ใช่แค่ช่วยให้ “ทัน” แต่ช่วยให้ “คุ้มกว่า”
ท้ายที่สุด สิ่งที่ Sun Expo อยากฝากถึง Exhibitor ที่กำลังเตรียมตัวเข้าร่วมงาน Exhibition คือ อย่ารอให้ทุกอย่างพร้อมแล้วจึงเริ่มคุยกับ Freight Forwarder
การวางแผนด้าน Logistics ควรเริ่มไปพร้อมกับการวางแผน Booth และการเลือกสินค้า เพราะแต่ละขั้นตอนเชื่อมโยงกันทั้งหมด ตั้งแต่การเลือกสินค้า การตรวจสอบข้อกำหนดในการนำเข้า การเลือกวิธีขนส่ง ไปจนถึงการจัดส่งเข้าสู่พื้นที่จัดแสดง
ยิ่งเริ่มต้นเร็ว ก็ยิ่งมีทางเลือกมากขึ้น ทั้งในด้านเส้นทางขนส่ง ระยะเวลา และการบริหารต้นทุน โดยเฉพาะการขนส่งทางเรือซึ่งมีต้นทุนต่ำกว่า แต่ต้องอาศัยเวลาในการเตรียมการมากกว่า
ในมุมของผู้ให้บริการ สิ่งที่ทำให้ Exhibition Logistics ประสบความสำเร็จจึงไม่ใช่เพียงการมีรถหรือมีพื้นที่โกดัง แต่คือ ประสบการณ์ เครือข่าย และความสามารถในการมองเห็นปัญหาก่อนที่จะเกิดขึ้น
เพราะสำหรับงาน Exhibition การขนส่งที่ดีไม่ใช่แค่การทำให้สินค้าเดินทางจากประเทศหนึ่งไปยังอีกประเทศหนึ่ง แต่คือการทำให้สินค้าทุกชิ้นเดินทางผ่านทุกขั้นตอนอย่างถูกต้อง จนไปถึงพื้นที่จัดแสดง ตรงเวลา ปลอดภัย และพร้อมสำหรับวันที่งานเปิดประตูต้อนรับผู้ชม
และนี่คือเบื้องหลังของผู้ให้บริการขนส่งสินค้าที่อาจไม่ได้ปรากฏอยู่บนหน้าเวทีของงาน Exhibition แต่เป็นหนึ่งในกลไกสำคัญที่ทำให้ทุก Booth พร้อมสำหรับการเริ่มต้นของงานในแต่ละวัน
